Organisasi merupakan salah satu sarana yang digunakan oleh sekelompok orang untuk mencapai sebuah keberhasilan. Di sana mereka dilatih untuk mampu bekerja sama, berkomunikasi, menguasai masalah, serta menemukan solusi untuk menyelesaikannya. Dan PMDG sebagai lembaga pendidikan kader pemimpin umat pun turut membina skill dan mental para santrinya melalui pemberian tugas dan tanggung jawab, salah satu medianya adalah dengan pendidikan keorganisasian. Dengan pengalaman berorganisasi, para santri PMDG sebagai calon pemimpin diharapkan memiliki kemampuan, pengalaman, serta wawasan yang luas agar mampu mengatur seluruh program demi mencapai tujuan. Selain itu, organisasi juga menjadi wahana bagi santri dalam mengaplikasikan nilai dan sunnah Pondok Modern sebagai bekal hidup di masyarakat kelak.
Dalam menjalankan tugas menjadi pengurus organisasi tentunya mereka harus memiliki kriteria-kriteria dan tolok ukur dalam mengatur jalannya program-program yang ada, guna mencapai keberhasilan manajemen dari organisasi tersebut. Di antaranya adalah dengan menerapkan fungsi Planning, Organizing, Actuating, Controlling, dan Evaluating (POACE).
- Planning(Perencanaan)
Syarat pertama dan utama keberhasilan proses manajemen terletak pada planning. Pemimpin atau manajer yang bijaksana ialah yang mahir membuat perencanaan yang matang dan baik, mahir berfikir dan cermat dalam pertimbangan, serta terampil dalam membuat persiapan untuk dijalankan.
Sejalan dengan ini, maka fungsi planning memiliki peran penting, di antaranya seorang pengurus organisasi bisa menentukan titik tolak dan tujuan usaha, mendapatkan pedoman, mencegah pemborosan waktu, memudahkan pengawasan, memungkinkan evaluasi yang teratur, dan juga bisa dijadikan sebagai alat koordinasi.
- Organizing (Pengorganisasian)
Organizing adalah kegiatan yang dilakukan oleh seorang pemimpin atau manajer dalam menyusun struktur wewenang formal, di mana pekerjaan itu dibagi-bagi menjadi tugas-tugas yang lebih kecil agar dapat dikerjakan oleh perorangan.
Dalam hubungan ini ditetapkan batas-batas wewenang dan tanggung jawab pengelompokan kegiatan-kegiatan untuk pelaksanaan rencana ke dalam unit-unit kerja, serta mengoordinasikan bagian-bagian yang menentukan hubungan kerja dalam unit-unit kecil.
Tujuan dari koordinasi itu sendiri ialah untuk mempermudah pelaksanaan tugas, dengan membagi-bagi suatu kegiatan besar menjadi beberapa kegiatan-kegiatan yang kecil, setiap bagian ditangani oleh orang-orang yang terampil, dengan demikian tentu akan mempermudah pekerjaan yang sedang dikerjakan.
- Actuating (Pelaksanaan/Eksekusi)
Setelah rencana sudah matang dan baik, struktur organisasi sudah jelas, serta pembagian wewenang dan tanggung jawab yang teratur kepada setiap individu, maka selanjutnya diperlukan actuating, yaitu menggerakkan orang-orang yang terlibat agar bekerja dengan penuh kesadaran dan tanggung jawab.
Dalam menggerakkan atau memotivasi manusia-manusia yang dipimpin itu, tidak boleh disamakan dengan mesin-mesin atau “alat mati”. Mereka adalah manusia yang memiliki rasa atau rasio, karena itu dalam menggerakkan manusia-manusia diperlukan keterampilan dan seni tersendiri agar mereka mau bekerja dengan penuh keinsyafan dan rasa tanggung jawab. Untuk itu, seorang manajer haruslah dapat membaca dan menerjemahkan keinginan serta perasaan-perasaan staf yang ia pimpin. Tegasnya dibutuhkan manajer-manajer yang manusiawi, bukan manajer yang hanya memandang stafnya seperti “alat mati” yang dapat digerakkan begitu saja.
- Controlling(Pengawasan)
Meskipun rencana yang matang dan baik sudah ada, sudah diatur dan digerakkan, belumlah terjamin bahwa tujuan akan tercapai secara otomatis. Di sini diperlukan pula adanya Controlling untuk mengawasi apakah segala sesuatunya sudah berjalan menurut rencana atau malah sebaliknya.
Controlling ialah proses mengamati kegiatan secara konstan, apakah segala aktivitas manajemen berjalan lurus atau menyimpang. Controlling merupakan salah satu usaha untuk mempertahankan agar seluruh kegiatan berjalan lurus di atas garis (khittah) yang telah ditetapkan. Dan jika ditemukan penyimpangan, maka diluruskan sedini mungkin, supaya penyimpangan itu tidak berkepanjangan yang menimbulkan bencana yang lebih besar.
Banyak organisasi dan lembaga yang menjadi bobrok akibat tidak berfungsinya Controlling sebagaimana mestinya. Hal itu seringkali terjadi karena bagian yang bertugas mengontrol atau supervisi di dalamnya tidak berfungsi dengan maksimal, sehingga berakibat rusaklah organisasi itu, yang ditandai dengan merajalelanya penyelewengan dan akhirnya ambruk sama sekali.
- Evaluating (Evaluasi)
Sebagai rangkaian dari fungsi pengawasan dalam manajemen adalah penilaian (Evaluating). Betapa pentingnya evaluasi dalam manajemen, karena dengan evaluasi itulah dapat dipastikan ada atau tidak adanya kemajuan manajemen dalam menuju sasaran yang telah ditargetkan.
Dengan evaluasi yang sistematis dan tepat, sebuah organisasi dapat mengetahui adanya faktor-faktor atau indikasi yang menyebabkan kemunduran, sehingga dapat dilakukan tindakan yang tepat untuk mengatasinya. Bahkan dari hasil evaluasi itu pulalah dapat diketahui kemajuan yang telah dicapai, yang memungkinkan dapat dilakukan usaha mempertahankan kemajuan tersebut seraya terus meningkatkan upaya untuk lebih maju lagi.
Penjabaran 5 tolok ukur keberhasilan sebuah organisasi di atas menjadi bekal yang sangat bermanfaat bagi para santri untuk menjadi pemimpin di masa yang akan datang kelak. Diharapkan dengan ditugaskannya mereka untuk mengenyam pendidikan organisasi, PMDG mampu mencetak generasi-generasi unggul yang tidak hanya pintar secara akademis dan ilmu agama, tapi juga menguasai ilmu-ilmu kepemimpinan untuk mewujudkan khariul ummah dan kejayaan Islam.
(Tulisan: Sholihin, Foto: Rayza, Editor: Husain, Review: Riza Ashari).
Artikel Terkait:
Estafet Kepengurusan Organisasi, PMDG Adakan Regenerasi Pengurus OPPM dan KGP
Penataran Manajemen Keorganisasian Sarana Pendidikan Keorganisasian Santri
